Posted on Leave a comment

Kelola rapat dari neraka! Teknik Memfasilitasi untuk Mengelola Tiga Kepribadian Disfungsional

[ad_1]

Sherry tidak bisa berhenti memikirkan pertemuan tim terakhirnya saat dia berjalan menyusuri lorong menuju kantornya. Dia membanting pintu kantornya di belakangnya, mengeluarkan teriakan marah dan mencari sesuatu untuk dipukul! Timnya membuatnya benar-benar gila dan dia menyalurkan Scarlett O’Hara saat dia mengumumkan, “Saya tidak akan pernah mengadakan rapat seperti ini lagi!” Dia meringkas masalahnya menjadi tiga karakter yang sangat sulit yang sering muncul di timnya. Karakter-karakter ini sudah menjadi kanker yang tidak hanya menginfeksi tim dan hasilnya, tetapi juga menyebar ke seluruh kelompok dan menginfeksi anggota tim lainnya.

Sherry butuh penawarnya… sekarang!

Ini sedikit bantuan untuk Sherry…dan untukmu! Mari kita telusuri kepribadian disfungsional umum ini dan bagaimana mengelolanya secara efektif.

– dominan

Kita semua pernah mencoba “dominan” Dengan satu atau lain cara. Beberapa orang cenderung mendominasi diskusi hanya karena mereka terlalu bersemangat dan bersemangat. Ini sebenarnya dapat menjadi anggota tim yang berharga jika kita dapat menemukan cara yang tepat untuk memanfaatkan dan mengelola semua energi positif itu. Sayangnya, kebanyakan dari kita lebih akrab dengan tipe dominan lainnya – kepribadian yang terlalu agresif, pengganggu yang menginjak-injak komentar orang lain dan mungkin mencoba membajak rapat sepenuhnya! Terkadang, elemen dominan ini terlalu negatif (“Ini tidak akan pernah berhasil di sini!”), Dan di lain waktu mereka tidak akan membiarkan orang lain membicarakannya. Either way, pengendali pasti dapat merusak tidak hanya efektivitas pertemuan tetapi juga moral tim.

Teknik untuk Mengelola Dominator Secara Efektif…

– Ucapkan terima kasih kepada pengontrol atas umpan balik mereka dan mintalah masukan dari orang lain (mis “Stephen, itu ide yang menarik. Mari kita lihat apakah orang lain juga punya saran.”)

Ulangi komentar Dominator, tuliskan secara visual untuk dilihat semua orang, lalu mintalah ide lain untuk melengkapi daftar. (Misalnya “Stephen, sepertinya Anda merekomendasikan ketiga vendor ini sebagai daftar pendek kami…benarkah? Itu saran yang bagus. Mari kita susun daftar beberapa saran, lalu diskusikan semuanya. Kami akan mencantumkan satu sebagai ‘A ‘ dalam daftar. Saya ingin tiga lagi. Setidaknya dari tim. Bagaimana pendapat yang lain?”)

Alih-alih meminta kelompok secara verbal menanggapi suatu masalah, mintalah mereka meluangkan waktu dua menit untuk menuliskan ide, masalah, atau rekomendasi mereka dalam sebuah pos. Kemudian mintalah setiap orang untuk membagikan satu komentar yang mereka tulis.

Sarankan kelompok menggunakan teknik round robin (kelilingi ruangan dan minta semua orang untuk memberikan komentar) dan mulai dari ujung meja yang berlawanan dari yang dominan (mis. “Ini adalah masalah yang sangat penting sehingga saya ingin memastikan saya mendapatkan ide semua orang. Mari kita lihat Robin mulai dari Jill…”)

– Hubungi beberapa orang yang belum pernah Anda dengar (mis “Michael, apa pendapatmu tentang hal ini?”)

– Beristirahatlah dan mintalah dukungan Dominator offline (“Stephen, Anda mengemukakan beberapa poin penting. Saya berharap untuk melibatkan beberapa anggota tim lain dalam diskusi untuk mendengar pemikiran mereka juga. Beberapa anggota kelompok tidak tegas, tapi saya pasti ingin didengar dari mereka.”)

– Bagilah kelompok menjadi pasangan atau tiga dan biarkan mereka mendiskusikan masalah dalam kelompok yang lebih kecil sebelum memulai diskusi kelompok besar

Dapatkan kesepakatan dengan tim Anda untuk menggunakan benda fisik (seperti bola busa) untuk menyeimbangkan diskusi. Orang yang memegang bola sepak memiliki tanah, dan dia harus melemparkannya ke orang lain begitu dia mengutarakan maksudnya.

– Multi-tugas

Semakin banyak, kami melihat semakin banyak orang melakukan banyak tugas dalam rapat kami. Dinamakan dengan tepat, mereka adalah orang-orang yang perhatiannya terus-menerus beralih antara pemimpin rapat dan sejumlah gangguan membingungkan lainnya (misalnya asisten digital pribadi, laptop, bahan bacaan, dll.). Faktanya, multitasking ada secara fisik tetapi mental di tempat lain.

Teknik Manajemen Efektif MultiTasker…

Bawa masalah ke grup selama beberapa pertemuan pertama dan putuskan sebagai grup bagaimana Anda ingin menangani gangguan teknis…mungkin termasuk opsi

– Gunakan “Tech Drop Box” di depan ruang rapat dan setuju untuk meninggalkannya sebelum rapat dimulai

Membatasi waktu rapat menjadi satu jam untuk memastikan peserta tidak hadir dalam waktu lama

Setujui jeda teknis 15 menit setiap jam

– Peserta membawa pendamping untuk “berlindung” jika mereka harus keluar untuk menelepon

Gunakan teknik fasilitasi yang membuat peserta tetap terlibat secara aktif

– Putaran Robin

Interogasi aktif

– Menarik afinitas

Tim sub-kerja

Voting poin

– Gunakan pengaturan ruangan berbentuk lingkaran atau U yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah berjalan-jalan (dan dekat dengan) berbagai peserta dengan sangat mudah

– Setuju hukuman ringan untuk SMS, email, dll selama pertemuan… Satu kelompok menggunakan pot PDA dan setiap pelanggar harus memasukkan $5/pelanggaran. (Uang itu kemudian digunakan untuk makan siang tim)

– kursi panjang

Seorang loafer dapat secara serius mengganggu rapat dengan komentarnya yang bengkok, melar, dan mengganggu. Seringkali, air terjun mengembara ke daerah yang tidak memiliki banyak kemiripan dengan topik yang dibahas. Seorang loafer tidak hanya dapat secara signifikan memperpanjang durasi rapat, tetapi juga sepenuhnya mengubah isi rapat – sehingga mengurangi efisiensi tim Dan efektivitas.

Teknik untuk mengelola Rambler secara efektif …

Mintalah agenda yang dicetak (pada flip chart atau papan tulis) di dalam ruangan. Ketika percakapan keluar dari topik, berdirilah dan arahkan ke topik agenda tertentu untuk memfokuskan kembali grup.

Sertakan waktu untuk setiap bagian agenda sehingga Anda dapat dengan mudah memfokuskan kelompok pada waktu yang dialokasikan untuk setiap poin diskusi. Anda mungkin akan meminta seorang anggota tim untuk memberikan peringatan 5 menit sebelum waktu berakhir yang dijadwalkan untuk setiap bagian dari agenda.

Cukup angkat tangan Anda dan sela diskusi untuk menanyakan apakah percakapan sesuai topik dan bantu kelompok mencapai tujuan pertemuan mereka. (“Teman-teman, bolehkah saya masuk sebentar untuk menanyakan apakah diskusi penjual sesuai untuk bagian agenda khusus ini?”)

Perkenalkan lobi di awal pertemuan dan umumkan bahwa Anda akan menyela diskusi untuk menempatkan poin diskusi di luar topik di lobi untuk membantu menjaga grup tetap di jalur yang benar. (“Jill, aku sadar kamu sangat merasakan masalah pengendalian persediaan, tapi aku ingin tahu apakah kita harus mencoba memperbaikinya sekarang atau bisakah kita meletakkannya di tempat parkir?”) Tinjau semua item lobi di akhir rapat dan tetapkan item tindakan untuk masing-masing.

– Menugaskan seseorang dalam tim untuk bertindak sebagai Polisi Roaming (gunakan lencana jika perlu). Orang ini bertanggung jawab untuk mengangkat tangan setiap kali diskusi menyimpang dari topik.

– Pertimbangkan untuk menggunakan teknologi ELMO. ELMO = “Semuanya, ayo maju!” Ketika salah satu dalam kelompok merasa bahwa kelompoknya banyak berkeliaran, mereka diharapkan untuk mengambil boneka ELMO (di tengah meja).

Hak Cipta 2009 Professionalism Matters, Inc.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *